Апостиль

Проставление апостиля на официальные документы, подлежащие вывозу за границу, является государственной функцией, возложенной на определенные государственные органы. В России к их числу относится в первую очередь Федеральная регистрационная служба (см. Приказ от 14 декабря 2006 г. N 363 «Об утверждении административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу»).

В процедуре апостилирования необходимо учитывать несколько нижеуказанных моментов.

1. Апостиль является наиболее распространенной и простой формой легализации, которую признают большинство стран мира. Цель апостилирования документа – придание ему юридической силы для того, чтобы российский документ признавался на территории других государств.

2. Апостиль проставляется только в стране, на территории которой был выдан документ. Таким образом, апостилирование российских документов возможно лишь в России, иностранных – на территории соответствующей страны. Консульства и посольства полномочиями по проставлению апостиля не обладают!

3. Апостиль возможно проставить только на официальные документы, т.е. на документы, исходящие от федеральных органов государственной власти, а также нотариально удостоверенные в установленном порядке. К таким документам относятся, например, свидетельства, выдаваемые органами ЗАГСа, документы об образовании, выдаваемые государственными учреждениями, практически любые нотариально удостоверенные документы.

4. Необходимость в апостилировании возникает исключительно в ситуациях использования российских документов за границей. Для использования российских документов на территории РФ подвергать их процедуре легализации, одним из видов которых и является проставление апостиля, не требуется ни в каких случаях.

5. Подпись должностного лица на апостиле, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения/удостоверения/подтверждения. В последующем для использования документа на территории конкретной страны может потребоваться лишь перевод на соответствующий иностранный язык и удостоверение, как правило, нотариальное, перевода.

6. Требования к внешнему виду штампа «Апостиль» четкие и однозначные, поэтому апостили, исходящие из различных стран, выглядят практически идентично. Они легкоузнаваемые, несмотря на то, что исполнены на национальном языке соответствующей страны.

Апостиль - это штамп в форме квадратного клише размером 10 x 10 см, проставляемый на свободном от текста месте официального документа либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе бумаги (в случае, например, с дипломами вузов, которые затруднительно и нецелесообразно «дырявить»), поэтому документ может быть апостилирован один раз. Заголовок указанного штампа должен обязательно содержать слово "Апостиль", ввиду чего апостиль невозможно спутать ни с какой иной формой удостоверения/легализации документа.
В случае проставления апостиля на отдельном листе листы документа и лист с оттиском штампа нумеруются и прошиваются ниткой, специальным тонким шнуром или лентой. Последний лист документа в месте, где он прошит, заклеивается плотной бумажной "звездочкой", на которой проставляется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Количество прошитых листов заверяется штампом, содержащим сведения о количестве прошитых и пронумерованных листов. Внесение изменений (исправлений, подчисток) в тексте оттиска штампа "Апостиль" не допускается.

7. Планируя пребывание/проживание за пределами России, выходящее за рамки туристической поездки, целесообразно заблаговременно проставить апостиль на все важные документы - документы об образовании, свидетельства о рождении, заключении брака, документы, подтверждающие факт родства, наличия имущества, и т.п.

8. Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, а также подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ, но не имеет отношение к содержанию самого документа. За содержание документа отвечает лицо, его выдавшее.

9. Проставленный на документе апостиль не имеет срока действия. Срок действия может иметь сам документ, как в случае, например, со справками об отсутствии судимости, заявлениями об отсутствии препятствий к заключению брака и т.п. В иных случаях страны могут предъявлять определенные требования к документам, например, срок действия иностранных справок об отсутствии судимости в РФ – не более 6 месяцев, если только в самой справке не указан иной, более короткий срок ее действия.

10. Заявителем, т.е. лицом, предъявляющим документ к проставлению апостиля, может быть любой человек, что позволяет нам заносить и получать документы с апостилирования, избавляя наших клиентов от необходимости какого-либо личного участия в данной процедуре.

11. Чтобы официальный документ успешно прошел процедуру апостилирования, он должен соответствовать определенным требованиям:
- документ должен содержать реквизиты, наличие которых согласно законодательству Российской Федерации является обязательным (номер, дата, подпись, печать);
- документ должен быть исполнен четко, подпись должностного лица и оттиск печати, содержащиеся на документе, должны быть отчетливыми;
- если документ имеет поправки и (или) приписки, они должны быть оговорены лицом, подписавшим документ. Указанные приписки и (или) поправки должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем исправленное и зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном виде.

12. Не все страны признают апостиль как форму легализации документов, а лишь те, которые подписали Гаагскую конвенцию, отменяющую требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 г.

13. Процедура проставления апостиля не производится автоматически, по факту заноса документа в уполномоченный на проставление апостиля орган. Она включает в себя проверку соответствия подписи должностного лица и оттиска печати органа на предъявленном документе имеющимся образцам.

Таким образом, специалист, уполномоченный на проставление апостиля, при поступлении документов осуществляет проверку соответствия подписи должностного лица и оттиска печати органа на официальном документе имеющимся образцам, наличия у названного лица полномочий на право подписи представленного на проставление апостиля официального документа.
В ходе проверки визуального соответствия оттиска печати на предоставленном документе имеющемуся образцу специалист проверяет отсутствие подчисток, приписок, неоговоренных исправлений.
Апостиль проставляется лишь при наличии такого образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля официальный документ, и образца оттиска печати органа государственной власти, нотариуса, органа местного самоуправления, от которого исходит официальный документ.
Таким образом, к примеру, в ФРС по г. Москве находятся образцы подписей и оттиски печатей всех нотариусов города Москвы. Апостилирование документов, удостоверенных вновь назначенным нотариусом, будет возможно лишь после предоставления образца подписи и оттиска печати указанного нотариуса в уполномоченный на апостилирование орган.
При отсутствии образцов подписи и оттиска печати специалист, уполномоченный на проставление апостиля, оформляет официальный запрос на их получение.

14. Специалист, уполномоченный принимать документы к апостилированию в уполномоченном на проставлении апостиля государственном органе, оформляет расписку о приеме документов, поэтому всегда можно проверить, были ли сданы ваши документы на проставление апостиля.

15. В проставлении апостиля отказывается:

• если официальный документ не предназначен для вывоза за границу;
• если на официальном документе отсутствует хотя бы один из реквизитов, наличие которого согласно законодательству Российской Федерации является обязательным;
• если подпись должностного лица и (или) оттиск печати органа государственной власти, нотариуса, органа местного самоуправления на официальном документе не соответствуют имеющимся в Федеральной регистрационной службе (ее территориальном органе) образцам;
• если подписавшее официальный документ должностное лицо не обладает полномочием на его подписание.